如今，现代的业务运营只有通过频繁的文件传输才能实现。随着人们在数字领域的不断扩展和工作习惯的改变，这种做法变得更加普遍。数据传输虽然高效，但也会给安全性和可信度带来风险。

在企业的服务器传输任何数据之前，应该评估它对业务的影响。扫描和分类数据的软件非常适合这项任务，它可以让数据管理人员看到哪些文件需要移动到一个更安全的位置，还可以给有风险的文件打上标签，这样员工在处理这些文件时就可以格外小心。

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备份重要数据的重要性再怎么强调也不为过。数据在传输过程中可能会出现问题，或者可能会遇到硬件故障，因此企业要在适当的地方对数据进行备份，可以确保这不会影响业务运营。

企业应该将关键数据以多种形式存储在多个位置，其物理存储介质包括固态硬盘、SD卡和U盘，企业需要采取措施加密数据并保持硬盘的物理安全。

云存储由于易于访问和方便而受到欢迎，企业可以安全地将业务数据保存在加密存储中。此外，授权用户可以轻松检测和防止加密的云计算数据被盗。即使网络攻击者真的窃取了数据，他们可能也无法利用这些数据做任何事情。

企业的数据具有分层结构，使用类似的方法进行数据访问同样有效。建立定义每个用户的许可级别和相关特权的协议非常重要。

最基本的形式包括限制某些用户完全访问文件。一种更微妙的方法可以让用户查看文件，但不能删除它们。企业还可以设置文件和项目的截止日期。在完成之后，访问就会受到限制。

在企业的运营过程中，有很多新员工入职，也有一些员工离职。随着时间的推移，许多人在企业中扮演不同的角色。文件访问系统必须与此类事件保持同步，以便及时发布、撤销和更改许可。

如果企业的密码容易受到攻击和窃取，那么采用的安全措施就毫无价值。密码被盗可能导致企业的损失高达数百万美元。相比之下，采用企业级密码管理器的费用可以忽略不计。

方便和附加的安全性和可问责性使密码管理器成为一种理想的选择，企业员工喜欢采用，这是因为采用生成的一个强大的密码比几十个登录密码更容易记住。它们也使管理员更容易重置和更新密码，以这种方式生成的密码都是唯一且强大的密码。即使在最糟糕的情况下，也会使网络攻击者对员工操作某个方面的访问受到限制。

密码管理在许多级别上显著提高了数据和凭据的安全性。例如禁用离职员工的主密码会使他们完全无法访问。这样一来，任何人都不会浪费时间来追踪旧的凭证。

密码管理器还可以提供关于每日登录量的信息，或者显示哪些用户还没有激活密码。

数据传输包括将文件从企业的网络发送到另一个网络。此类传输包含的文件是敏感的，因此事先对其进行加密是常态。最简单的方法是使用数据保护服务，它们会自动加密和跟踪传输的内容。

有些公司只提供数据传输服务。其他的软件更有吸引力，因为它们提供了其他功能，可以帮助精简企业的软件套件。这些服务可能包括自动文件转换、电子邮件安全或审计，他们还可能会检查文件是否符合GDPR法规等隐私法规。

保存日志并对文件传输进行审核

了解谁在何时访问了文件有助于加强安全性。例如，偶尔传输的文件可能是恶意的。在这种情况下，审核可以发现文件在传输过程中遇到的隐患，这可能会防止它们在未来成为问题。

日志包含发送方和接收方凭证以及发送时间。它有几个目的，日志有助于满足合规性需求，增加安全层，并导致更高效的审核。

文件共享有助于日常工作的顺利进行，它也可能带来风险。使用流行的协作和第三方应用程序来共享文件和通信是很诱人的。一些员工没有意识到相关的陷阱和风险，可能会危及企业的业务安全。

企业需要建立一个安全培训制度，向员工传授有关文件传输实践的知识。这个制定应该强调个人责任对于维持高安全标准至关重要。然而，这样的训练应该是有趣的。

确保在线传输过程中的数据安全是企业的首要任务。网络攻击的数量正在增加，但企业并非无能为力。将有效的安全实践落实到位为成功传输数据奠定了基础。简化这些程序，并对员工不遵守这些程序面临的风险进行教育，可以保证这一点。

认真处理数据传输安全的业务表明了完整性，企业将其安全工作透明地传达给员工和客户可以建立信任，并使良好的实践可持续。